Se doter d’un outil de gestion répondant précisément aux contraintes sectorielles du monde agricole et à l ‘éclatement géographique des coopératives, tel fut le défi que CALIANCE a su relever avec la collaboration technique de l’éditeur Aquitain DEAL INFORMATIQUE. Revue de situation.
Située dans l’Ouest de la France, Caliance (http://www.coopagri-bretagne.fr ) est un regroupement de coopératives agricoles rassemblant quelques 12000 producteurs pour un volume de production annuel entre 1,3 et 1,5 millions de tonnes. Caliance couvre la collecte et la commercialisation des récoltes (pôle céréale), mais également l’achat et la mise au marché des fournitures agricoles (pôle Agri-fourniture).
Caliance a connu des regroupements successifs depuis sa création en juillet 2007. Aujourd’hui Caliance regroupe VEGAM, CAM 53 et TRISKALIA ( fusion de CAM56, EOLYS et COOPAGRI BRETAGNE).
Michel Le Friant responsable du pôle céréales a eu pour mission de structurer la gestion informatique de toutes les fonctions administratives et commerciales générées par l’activité de Caliance.
Parmi les défis à relever sur ce projet, Michel le Friant a identifié les points suivants :
- Intégrer la nouvelle solution sans interrompre le cycle économique de la filière (collecte, stockage et vente)
- Permettre de disposer d’information fiables personnalisées et en temps réel sur les contributions en terme de stock des différents adhérents. Disposer d’une solution facile à intégrer au système d’information existant et suffisamment ouverte pour pouvoir intégrer les autres applicatifs
Après une première phase exploratrice – novembre 2006 à fin 2007 – avec d’autres Unions agricoles basées en France, afin de pouvoir définir des règles de gestion pour son projet informatique, Mr Le Friant est arrivé à la conclusion qu’il était nécessaire d’adopter une démarche itérative en partant des solutions informatiques existantes installées chez les membres de Caliance et d’intégrer progressivement la nouvelle solution.
Jusqu’à juillet 2009, l’informatique de Caliance a donc fonctionné sous cette forme. En septembre 2008, un appel d’offre tenant compte d’un cahier des charges opérationnelles en fonction des retours du terrain, a été ensuite adressé à 4 éditeurs de progiciels informatiques verticaux sélectionnés en raison de leur connaissance du secteur agricole.
2 ont été retenus pour la seconde phase d’entretien, mais également de démonstration sur sites déjà installés avec leurs solutions. Dans le cas de DEAL INFORMATIQUE, l’un des membres de Caliance (VEGAM) étant déjà client et très satisfait de la solution, la procédure fut plus simple.
Une fois le choix fait de la solution DEAL baptisée Nathalie (et rebaptisé ensuite Caliance Céréale), un calendrier de déploiement de la solution prévoie de démarrer Nathalie Apports entre le 1er mai et le 1er juillet 2009 par les modules Facturation, Vente, Expédition et logistique. En effet, cette période de l’année est exclusivement dédiée à la vente des céréales, la collecte commençant en juillet.
Pour pouvoir vérifier la pertinence des modules Achat/Gestion Stock de Nathalie Apports et sa résistance aux montées en charge, une « collecte test » fut organisé le 18 juin 2009 pour les futurs « super utilisateurs » de la solution. Elle a consisté à simuler une série de livraisons de céréales dans plusieurs coopératives équipées d’un système de saisie (300 sites en totalité concernés par l’application). Une bonne manière de vérifier le bon fonctionnement en réseau et la résistance sous pression de flux, quelque soit la localisation des opérateurs. Cette campagne de « collecte test » fut un vrai succès et a permis à l’ensemble des coopératives agricoles de vérifier la solidité de la solution informatique sélectionnée.
Au 1er juillet 2009, tous les opérateurs étaient à niveau sur Nathalie Apports.
Une fois la solution installée, une moisson en condition réelle fut effectuée de fin juin à septembre 2009 et à part quelques pannes de requêtes rapidement corrigées, surtout liées à la complexité des logiciels et systèmes interfacés à l’outil de DEAL, ce fut encore une fois un succès.
Michel Le Friant regarde déjà vers l’avenir et la prochaine étape va consister à étendre Caliance Céréales aux usines et aux autres structures qui vont rejoindre Caliance (2010 : fusion de Eolys Camp 56 et Copagri Bretagne dans TRISKALIA).
Les points principaux qui ont séduit Caliance :
- Fonctionnement en mode full-web
- Disposer d’une solution informatique qui puisse s’adapter à des contraintes logistiques particulières
- Simplifier le travail dans les dépôts et permettre la saisie pour tout opérateur quel qu’il soit (intérimaire, permanent…)
- Eviter les erreurs lors de la saisie des stocks, grâce à une saisie par écran et une tracabilité par login
- Mettre à égalité toutes les exploitations partenaires de Caliance tout en respectant l’identité de chaque entreprise
- Disposer d’un outil avec une prise en main très facile
A propos de Nathalie Appros
Dédié à la gestion commerciales des produits d’approvisionnements des activités agricoles, Nathalie Appros apporte, par sa richesse en terme de paramétrage, une réponse particulièrement adaptée aux coopératives agricoles et négociant, quelque soit leur taille et leurs besoins.
- Son module achats permet de gérer les engagements et réalisations avec les fournisseurs du marché à la facture des marchandises et RFC.
- Son module ventes permet de s’adapter aux attentes de chacun en offrant de larges possibilités de distinctions commerciales. Les marchés clients, les commandes pro-formas ou commandes facturées sont proposées. Les livraisons depuis une plateforme, les enlèvements clients, ou les livraisons directes depuis le fournisseur trouveront également leur réponse.
- De par sa gestion des tarifs et remises hautement paramétrable, Nathalie Appros offre un éventail de possibilités particulièrement étendu en termes de différenciation commerciale.
- La gestion des stocks et statistiques apporte les réponses attendues à la fois aux services logistiques pour l’aide au réapprovisionnement, aux services commerciaux pour le suivi des marges et aux services comptables pour les provisions.
- Ouvert vers l’extérieur, Nathalie Appros gère en standard les messages EDI de la profession (Orders, Ordrsp, Desadv, Insdes, Recadv, Invois, Prodat, Pricat …)
A propos de Nathalie Apports
Dédié à la gestion des céréales, Nathalie Apport apporte des réponses très précises et pointues aux métiers des coopératives agricoles et négoces céréaliers.
- Son module achats aux possibilités très larges, s’adapte aussi bien aux sociétés privilégiant les achats au prix de campagne, qu’à celles préférant la contractualisation des achats et qui diversifient chaque année leurs offres commerciales.
- Son module ventes, apporte par sa gestion de contrat une connaissance très précise, globale et mensualisée, des réalisations ou de prévisions échéancées, aussi bien quantitatives qu’en valeur de marchandise ou de courtage.
- La version Web de Nathalie Apport intègre également un module logistique très complet, de l’appel de marchandise par client à l’expédition, en intégrant les ordres d’expédition, les affrètements des transporteurs et le contrôle de leurs factures
- Les stocks sont analysés à différents niveaux. Nathalie Apport met à disposition des consultations ou éditions de stock physique quantitatif, qualitatif, de disponible à la vente …, et gère bien entendu tous les états réglementaires attendus par France AgriMer.
Quand Nathalie s’ouvre sur l’extérieur :
Nathalie offre la possibilité de mettre à disposition des agriculteurs, des clients, des techniciens … des données les concernant via internet
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- Ils pourront consulter leurs encours de contrats d’achats de céréales, la liste des apports réalisés, les soldes des dépôts, et pourront rééditer leurs documents (décomptes, factures de prestation …).
- Ils pourront également voir les livraisons d’appros réalisées, leurs encours de commandes, et rééditer leurs factures de marchandises ou de RFC.
- Chaque société peut également décider de mettre à disposition des agriculteurs disposant d’un accès personnalisé, diverses informations : documents techniques, conseils de cultures, information sur les marchés, fiches à télécharger ….
- Pour les clients céréales :
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- Ils pourront avoir accès au suivi de leurs contrats, de leurs commandes, des ordres d’exécutions en cours d’affrètements ou affrétés.
- Ils pourront également télécharger s’ils le souhaitent la liste des livraisons effectuées sur leurs contrats
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- Ils pourront suivre leur portefeuille global et le mettre en relation avec leurs objectifs
- Ils pourront également consulter de façon plus ciblée la situation de chacun de leur client
