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La SAEM Sports et Tourisme de Châtel choisit AgileTime

pour sa gestion des temps et des plannings

Permettre à plusieurs centaines de salariés saisonniers de bénéficier d’une gestion harmonisée de leur planning de travail, d’un calcul précis et efficace de leurs rémunérations, sans demander d’efforts importants aux équipes d’encadrements et aux principaux intéressés…on pourrait résumer ainsi le challenge qu’ont réussi à relever les équipes de la SAEM Sports et Tourisme / remontées mécaniques de la station de Châtel, associées à l’éditeur de progiciels de planification, gestion des temps, des activités et des ressources humaines, EQUITIME.

Une activité marquée par l’incertitude des rythmes de travail et des rotations d’équipe

La SAEM Sports et Tourisme de Châtel est une société de transports située en Haute-Savoie et qui propose des services de remontées mécaniques et des activités saisonnières aux amoureux de la montagne. Châtel est au cœur du domaine skiable franco-suisse des Portes du Soleil. Ce domaine est l’un des plus vastes en Europe et compte 12 stations reliées (8 françaises et 4 suisses). Il comprend 650 km de pistes et un total de 197 remontées mécaniques. La station de Châtel quant à elle compte 45 remontées mécaniques et 49 pistes pour les inconditionnels de la glisse. L’été, Châtel propose 90 km de sentiers pour les randonneurs et vététistes.

La SAEM accueille sur ses saisons d’hiver et d’été près de 470 personnes ce qui représente 150 ETP (Equivalent Temps Plein)  sur une année.

L’activité de saisonnier en station de ski apporte son lot d’incertitudes liées au climat et aux vagues de skieurs qui déferlent sur la station.  Ces variables rendent délicate la planification du travail et l’équipe de la SAEM a déjà connu une expérience contrastée dans l’utilisation d’un logiciel de gestion des temps. Autant dire que les équipes d’encadrement appréhendaient l’arrivée d’un nouvel environnement informatique.

En jeu

-         La planification anticipée des salariés

-         Le badgeage

-         La création d’une interface vers un logiciel de paie

-         L’adhésion des planificatrices au projet

Les 3 contraintes identifiées

La SAEM Sports et Tourisme de Châtel, dont l’activité bat son plein en saisons d’hiver et d’été,  doit constamment gérer des fluctuations de population. Beaucoup de salariés terminent leur contrat en fin de saison, les planificatrices doivent gérer la récupération des heures supplémentaires pour éviter un solde trop élevé au moment de leur départ. Il fallait donc trouver un outil capable d’anticiper ces heures dès le début du contrat sur l’ensemble de la saison.

- La première difficulté était liée au fait qu’il fallait planifier des salariés «fictifs» puisque la SAEM de Châtel doit faire ses plannings prévisionnels avant la saison et donc avant la signature des nouveaux contrats.

- La seconde difficulté était liée au fait que certains types de populations dépendent des conditions climatiques, (les dameurs par exemple), pour lesquels il est impossible de connaître à l’avance le nombre d’heures exactes qu’ils devront effectuer. L’outil recherché devrait être capable de planifier ces populations sur une moyenne d’heures estimée par les planificatrices, toujours en vue de prévoir les récupérations d’heures.

- La dernière obligation et difficulté de ce projet était l’adhésion complète des planificatrices, très sceptiques envers les logiciels de gestion du temps suite à une première expérience malheureuse. L’outil mis en place par le passé était très sommaire et inadapté aux besoins des utilisatrices. AgileTime est «intuitif, simple d’utilisation, pratique et surtout fiable» ce qui a permis de  fédérer tout le monde autour du projet.

Agiletime, la solution proposée par Equitime a convaincu la SAEM sur plusieurs critères :

-          la couverture complète des besoins en planification  et gestion du temps

-          les interfaces utilisateurs simples et ergonomiques

-          l’export efficace vers excel des données, intégrant les compteurs et les calculs des éléments variables de paye,

-          le traitement des données de façon avancée, (tableaux de bord)

C’est l’alliance d’un outil redoutable d’efficacité et d’un consultant expert de l’installation des progiciels de gestion des temps chez Equitime , Sébastien Cellier, à l’écoute des équipes qui expliquent en partie le succès du projet..

Un projet mené en trois étapes

Le choix final s’est fait durant l’été 2008 et Sébastien Cellier, consultant senior d’EquiTime, est venu présenter les outils aux planificatrices en septembre 2008.

Cette présentation avait été demandée par Madame Servoz, responsable des ressources humaines de la SAEM, afin de désamorcer les craintes des utilisatrices. «Sébastien est quelqu’un d’expérimenté, il a su gagner la confiance des utilisatrices et a pu, en discutant avec chacune d’elles, comprendre le fonctionnement des remontées mécaniques et de chaque service pour faire un état des lieux complet» précise Delphine Servoz.

La mise en place sur les services pilotes a eu lieu en décembre 2008. Cette phase de test s’est déroulée durant toute la saison d’hiver, un bilan a suivi et a permis d’entériner la mise en production pour la saison d’été, (juin 2009).

Bénéfices et retour sur investissement

Deux ans après le lancement de la solution, La SAEM bénéficie d’un très bon recul sur son utilisation.

-          L’anticipation des heures réduit les coûts puisqu’elles sont récupérées et non payées en fin de contrat

-          Réel gain de temps de travail pour les planificatrices

-          Gestion simplifiée de la masse salariale

-          Production de rapports grâce aux tableaux de bords et à l’analyse qui en découle

-          Automatisation de l’interface avec le logiciel de paye, ce qui évite les erreurs de saisie et permet un réel gain de temps

Le retour sur investissement quant à lui s’est fait sur plusieurs plans.

-          Une bien meilleure anticipation :

• moins d’heures supplémentaires en fin de contrat
• impératifs légaux mieux respectés, (temps de repos, durée de travail, etc.), grâce aux alertes
• masse salariale mieux gérée, meilleure répartition en fonction des besoins

-          Gain de temps de travail :

• planification plus rapide
• pas de perte de temps en vérifications car le logiciel est fiable
• interface paye automatisée avec des requêtes de vérification

-          L’analyse qui ne peut pas se quantifier mais qui est indispensable à une gestion des ressources humaines

Selon Sébastien CELLIER, expert consultant chez EquiTime, « ce fut un projet très intéressant de par sa mise en œuvre rapide, (démarrage en septembre 2009 avec une mise en production en novembre de la même année). La particularité de ce client est d’avoir une forte population de saisonniers (le nombre de salariés est multiplié par 6 en pleine saison).

L’étude et le paramétrage du réglementaire ont été très enrichissants pour moi car certaines règles sont particulières aux sociétés de loisirs saisonniers, comme le calcul de la loi TEPA, les différentes règles de chômage partiel et d’intempérie, les dates de début et de fin de saison incertaines (car elles sont dépendantes de l’enneigement). Il a donc fallu créer des compteurs de simulation permettant le calcul des heures restant dues dans ces conditions afin d’aider les planificateurs à ajuster au mieux leurs plannings. J’ai rencontré au sein de cette station des planificatrices passionnées par leur métier qu’elles m’ont fait découvrir. Pour chacune, l’outil a pu répondre à leur problématique. Je tiens à remercier Delphine Servoz, Responsable Ressources Humaines avec laquelle j’ai travaillé à la réussite de ce projet.

Selon Delphine Servoz, Responsable Ressources Humaines de la SAEM «La solution a répondu parfaitement à nos attentes. Nous évoluerons certainement vers une analyse plus pointue des données socio-économiques.»