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AGILETIME™ réconcilie les agents hospitaliers avec la gestion informatisée de leur temps de travail

Lundi 27 février 2012

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Gières, le 06 janvier 2012 - Le Centre Hospitalier de Valence est un Établissement Public de Santé concernant une zone d’habitation peuplée de près de 450 000 habitants. L’établissement emploie 2200 agents et 300 médecins. En complément aux services de médecine et de chirurgie habituels dans les établissements de ce type, le C.H. de Valence est doté d’un service de coordination prélèvements et greffes. Confronté à la désaffection de ses agents envers les outils de gestion du temps de travail jugés inadaptés au rythme d’un établissement hospitalier, l’établissement a du complètement revoir ses choix informatiques et engager une nouvelle consultation.

Les agents pénalisés par un outil inadapté aux réalités d’un établissement hospitalier

Depuis 2002, l’établissement était doté du logiciel de gestion des temps Gestor. Malheureusement, le paramétrage ne correspondait pas aux besoins du C.H. de Valence et «les utilisateurs avaient fini par ne plus vraiment s’en servir faute d’un outil correctement paramétré, ergonomique et intuitif et interfacé avec la paye, ils étaient donc retournés à des plannings sur Excel, seuls les badgeages étaient récupérés par l’application. Les éléments variables de paye étaient calculés à la main car les compteurs ne donnaient pas les résultats attendus. Cette situation avait entre autre pour conséquence de ne pas comptabiliser clairement les jours de congés pris par les personnels hospitaliers ce qui pouvait entraîner des tensions dans l’organisation sociale du Centre.

Afin de résoudre cette situation invalidante, un groupe projet a donc été créé, avec 6 cadres de santé, 3 personnes de la Direction des Ressources Humaines, 1 informaticien et 1 cadre supérieur de santé. «Pendant 2 mois, le groupe s’est attaché à élaborer un cahier des charges complet en le soumettant régulièrement aux avis des cadres de santé pour le réajuster, ceci dans le but d’éviter les écueils déjà rencontrés avec l’ancien système. Celui-ci a également été présenté aux différents représentants syndicaux pour validation.»

AGILETIME™ de l’éditeur EquiTime retenue pour son caractère intuitif et sa présentation proche d’Excel

Une fois le cahier des charges élaboré, un appel d’offre a été lancé en mars 2010 pour un budget initial de 129 000€.

Les sociétés GFI, AGFA et EquiTime ont répondu à celui-ci, ainsi que 3 autres sociétés dont les offres n’avaient pas été recensées par le Centre Hospitalier de Valence. Les budgets proposés étaient sensiblement identiques entre AGFA et EquiTime, GFI, en tant qu’ancien fournisseur, avait fait une offre financière moins importante.

Au vu des propositions et des présentations des différents progiciels, c’est AgileTime qui répondait le plus aux exigences du cahier des charges. Les utilisateurs, (planificateurs), ont tout de suite noté son côté intuitif et sa ressemblance avec l’environnement Excel. EquiTime était au final le seul candidat à donner toutes les réponses favorables et attendues par rapport au cahier des charges et au paramétrage demandé par le Groupe Projet.

La mise en place de l’application

Le projet, dont la date de déploiement était prévue pour le 1er janvier 2011, a donc débuté très rapidement (juin/juillet 2010). De septembre à octobre 2010 le groupe projet du Centre Hospitalier de Valence a travaillé sur le paramétrage aidé en cela par deux consultants associés aux outils d’EquiTime.

Sébastien Cellier a su aider le groupe projet à établir des règles claires de gestion des temps en accord avec les différentes demandes faites pendant le déploiement. Alastair Harley consultant formateur intervenant au Centre Hospitalier de Valence a su former les publics à l’évolution de leurs outils de gestion du temps et répondre à leurs craintes nés d’une première expérience malheureuse.

Enfin, Madame Domingues, responsable du projet gestion des temps, s’est beaucoup investie afin de partir sur de bonnes bases et éviter les erreurs du passé. Elle a mis une communication en place au sein de l’établissement avec un livret destiné aux agents du Centre Hospitalier de Valence expliquant les règles de gestion des temps de travail qui ont été adoptées et a ensuite elle-même dirigé des cessions de formation destinées aux cadres (planificateurs) pour des groupes de 6 à 12 personnes pour leur expliquer ces règles et répondre à leurs questions. Le but était de partir sur des règles simples, transparentes et équitables pour tous les agents.

Un bilan très positif de l’opération

Fin 2011, 90 cadres de santé, encadrants techniques et administratifs utilisent AgileTime dont 80% dans des services soignants, et 6 utilisateurs au niveau de la Direction des Ressources Humaines.Parmi les cadres de santé, encadrants techniques et administratifs, tous étaient très sceptiques au départ suite à la mauvaise expérience qu’ils avaient eue précédemment. Aujourd’hui, au fur à mesure que les services sont déployés, les retours sont positifs et les utilisateurs commencent enfin à abandonner Excel. «Ceux qui n’ont pas encore eu le temps d’appréhender l’outil le gardent encore, mais j’ai bon espoir pour qu’ils suivent le chemin de leurs collègues qui commencent à bien maîtriser l’outil et les règles de gestion du temps.» (propos de Madame Domingues)

Les évolutions attendues

Il est prévu d’utiliser la partie workflow qui permet une prise en charge des demandes d’absence via l’Intranet du Centre Hospitalier, afin également de supprimer une contrainte administrative.Du côté d’EquiTime, des applications mobiles ont été développées avec la société ANNVA, pour encore une fois coller aux réalités nomades des personnels hospitaliers. La solution est également compatible avec l’affichage dynamique, cette extension s’est faite en partenariat avec la société VISUALDIS.

A propos de Equitime

EquiTime propose aux entreprises des solutions progicielles pour construire, suivre, compter et analyser les plannings des collaborateurs, en respectant leurs logiques métier. EquiTime renouvelle les concepts traditionnels de la gestion des temps et des activités, en ajoutant la dimension du prévisionnel à celle du réalisé, source d’augmentation de la productivité, et d’amélioration de la relation avec les employés et les clients.La Suite Logicielle AgileTime™ d’EquiTime est un puissant outil au quotidien dans la gestion, la prise de décisions, l’organisation, la communication interne, l’implication des collaborateurs et l’évolution de l’organisation sociale de l’établissement. Ainsi, permet-elle de répondre aux besoins managériaux des responsables de tout établissement au sens large, en particulier au niveau de la gestion des ressources humaines.
Pour les établissements, les solutions d’EquiTime apportent une nette amélioration de la performance RH, au travers des plannings opérationnels.
Pour les cadres, EquiTime apporte des solutions simples à des problématiques souvent complexes. Pour les collaborateurs, les solutions d’EquiTime favorisent le partage des informations de planning, l’équité et la prise en compte pondérée des vœux individuels. EquiTime apporte une solution évolutive et intégrale à toutes les entreprises, mais en particulier à celles dont :
· les plannings de personnels sont complexes,
· les charges sont importantes,
· les activités sont cycliques,
· les salaires comprennent un élément de rémunération variable et complexe,

· les salariés présentent des contraintes individuelles fortes à reconnaître et valoriser.

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