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AGILETIME™ réconcilie les agents hospitaliers avec la gestion informatisée de leur temps de travail

Lundi 27 février 2012

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Gières, le 06 janvier 2012 - Le Centre Hospitalier de Valence est un Établissement Public de Santé concernant une zone d’habitation peuplée de près de 450 000 habitants. L’établissement emploie 2200 agents et 300 médecins. En complément aux services de médecine et de chirurgie habituels dans les établissements de ce type, le C.H. de Valence est doté d’un service de coordination prélèvements et greffes. Confronté à la désaffection de ses agents envers les outils de gestion du temps de travail jugés inadaptés au rythme d’un établissement hospitalier, l’établissement a du complètement revoir ses choix informatiques et engager une nouvelle consultation.

Les agents pénalisés par un outil inadapté aux réalités d’un établissement hospitalier

Depuis 2002, l’établissement était doté du logiciel de gestion des temps Gestor. Malheureusement, le paramétrage ne correspondait pas aux besoins du C.H. de Valence et «les utilisateurs avaient fini par ne plus vraiment s’en servir faute d’un outil correctement paramétré, ergonomique et intuitif et interfacé avec la paye, ils étaient donc retournés à des plannings sur Excel, seuls les badgeages étaient récupérés par l’application. Les éléments variables de paye étaient calculés à la main car les compteurs ne donnaient pas les résultats attendus. Cette situation avait entre autre pour conséquence de ne pas comptabiliser clairement les jours de congés pris par les personnels hospitaliers ce qui pouvait entraîner des tensions dans l’organisation sociale du Centre.

Afin de résoudre cette situation invalidante, un groupe projet a donc été créé, avec 6 cadres de santé, 3 personnes de la Direction des Ressources Humaines, 1 informaticien et 1 cadre supérieur de santé. «Pendant 2 mois, le groupe s’est attaché à élaborer un cahier des charges complet en le soumettant régulièrement aux avis des cadres de santé pour le réajuster, ceci dans le but d’éviter les écueils déjà rencontrés avec l’ancien système. Celui-ci a également été présenté aux différents représentants syndicaux pour validation.»

AGILETIME™ de l’éditeur EquiTime retenue pour son caractère intuitif et sa présentation proche d’Excel

Une fois le cahier des charges élaboré, un appel d’offre a été lancé en mars 2010 pour un budget initial de 129 000€.

Les sociétés GFI, AGFA et EquiTime ont répondu à celui-ci, ainsi que 3 autres sociétés dont les offres n’avaient pas été recensées par le Centre Hospitalier de Valence. Les budgets proposés étaient sensiblement identiques entre AGFA et EquiTime, GFI, en tant qu’ancien fournisseur, avait fait une offre financière moins importante.

Au vu des propositions et des présentations des différents progiciels, c’est AgileTime qui répondait le plus aux exigences du cahier des charges. Les utilisateurs, (planificateurs), ont tout de suite noté son côté intuitif et sa ressemblance avec l’environnement Excel. EquiTime était au final le seul candidat à donner toutes les réponses favorables et attendues par rapport au cahier des charges et au paramétrage demandé par le Groupe Projet.

La mise en place de l’application

Le projet, dont la date de déploiement était prévue pour le 1er janvier 2011, a donc débuté très rapidement (juin/juillet 2010). De septembre à octobre 2010 le groupe projet du Centre Hospitalier de Valence a travaillé sur le paramétrage aidé en cela par deux consultants associés aux outils d’EquiTime.

Sébastien Cellier a su aider le groupe projet à établir des règles claires de gestion des temps en accord avec les différentes demandes faites pendant le déploiement. Alastair Harley consultant formateur intervenant au Centre Hospitalier de Valence a su former les publics à l’évolution de leurs outils de gestion du temps et répondre à leurs craintes nés d’une première expérience malheureuse.

Enfin, Madame Domingues, responsable du projet gestion des temps, s’est beaucoup investie afin de partir sur de bonnes bases et éviter les erreurs du passé. Elle a mis une communication en place au sein de l’établissement avec un livret destiné aux agents du Centre Hospitalier de Valence expliquant les règles de gestion des temps de travail qui ont été adoptées et a ensuite elle-même dirigé des cessions de formation destinées aux cadres (planificateurs) pour des groupes de 6 à 12 personnes pour leur expliquer ces règles et répondre à leurs questions. Le but était de partir sur des règles simples, transparentes et équitables pour tous les agents.

Un bilan très positif de l’opération

Fin 2011, 90 cadres de santé, encadrants techniques et administratifs utilisent AgileTime dont 80% dans des services soignants, et 6 utilisateurs au niveau de la Direction des Ressources Humaines.Parmi les cadres de santé, encadrants techniques et administratifs, tous étaient très sceptiques au départ suite à la mauvaise expérience qu’ils avaient eue précédemment. Aujourd’hui, au fur à mesure que les services sont déployés, les retours sont positifs et les utilisateurs commencent enfin à abandonner Excel. «Ceux qui n’ont pas encore eu le temps d’appréhender l’outil le gardent encore, mais j’ai bon espoir pour qu’ils suivent le chemin de leurs collègues qui commencent à bien maîtriser l’outil et les règles de gestion du temps.» (propos de Madame Domingues)

Les évolutions attendues

Il est prévu d’utiliser la partie workflow qui permet une prise en charge des demandes d’absence via l’Intranet du Centre Hospitalier, afin également de supprimer une contrainte administrative.Du côté d’EquiTime, des applications mobiles ont été développées avec la société ANNVA, pour encore une fois coller aux réalités nomades des personnels hospitaliers. La solution est également compatible avec l’affichage dynamique, cette extension s’est faite en partenariat avec la société VISUALDIS.

A propos de Equitime

EquiTime propose aux entreprises des solutions progicielles pour construire, suivre, compter et analyser les plannings des collaborateurs, en respectant leurs logiques métier. EquiTime renouvelle les concepts traditionnels de la gestion des temps et des activités, en ajoutant la dimension du prévisionnel à celle du réalisé, source d’augmentation de la productivité, et d’amélioration de la relation avec les employés et les clients.La Suite Logicielle AgileTime™ d’EquiTime est un puissant outil au quotidien dans la gestion, la prise de décisions, l’organisation, la communication interne, l’implication des collaborateurs et l’évolution de l’organisation sociale de l’établissement. Ainsi, permet-elle de répondre aux besoins managériaux des responsables de tout établissement au sens large, en particulier au niveau de la gestion des ressources humaines.
Pour les établissements, les solutions d’EquiTime apportent une nette amélioration de la performance RH, au travers des plannings opérationnels.
Pour les cadres, EquiTime apporte des solutions simples à des problématiques souvent complexes. Pour les collaborateurs, les solutions d’EquiTime favorisent le partage des informations de planning, l’équité et la prise en compte pondérée des vœux individuels. EquiTime apporte une solution évolutive et intégrale à toutes les entreprises, mais en particulier à celles dont :
· les plannings de personnels sont complexes,
· les charges sont importantes,
· les activités sont cycliques,
· les salaires comprennent un élément de rémunération variable et complexe,

· les salariés présentent des contraintes individuelles fortes à reconnaître et valoriser.

www.equitime.fr

Contact Presse :Laurent Durgeat
PRformance
19 rue Martel – 75010 Paris
Tel : 01 56 03 55 47 – 06 03 00 36 03
laurent@prformance.com

470 saisonniers de Haute Montagne bénéficient d’une meilleure planification de leur travail et de leur rémunération grâce au progiciel Equitime

Lundi 27 février 2012

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La SAEM Sports et Tourisme de Châtel choisit AgileTime

pour sa gestion des temps et des plannings

Permettre à plusieurs centaines de salariés saisonniers de bénéficier d’une gestion harmonisée de leur planning de travail, d’un calcul précis et efficace de leurs rémunérations, sans demander d’efforts importants aux équipes d’encadrements et aux principaux intéressés…on pourrait résumer ainsi le challenge qu’ont réussi à relever les équipes de la SAEM Sports et Tourisme / remontées mécaniques de la station de Châtel, associées à l’éditeur de progiciels de planification, gestion des temps, des activités et des ressources humaines, EQUITIME.

Une activité marquée par l’incertitude des rythmes de travail et des rotations d’équipe

La SAEM Sports et Tourisme de Châtel est une société de transports située en Haute-Savoie et qui propose des services de remontées mécaniques et des activités saisonnières aux amoureux de la montagne. Châtel est au cœur du domaine skiable franco-suisse des Portes du Soleil. Ce domaine est l’un des plus vastes en Europe et compte 12 stations reliées (8 françaises et 4 suisses). Il comprend 650 km de pistes et un total de 197 remontées mécaniques. La station de Châtel quant à elle compte 45 remontées mécaniques et 49 pistes pour les inconditionnels de la glisse. L’été, Châtel propose 90 km de sentiers pour les randonneurs et vététistes.

La SAEM accueille sur ses saisons d’hiver et d’été près de 470 personnes ce qui représente 150 ETP (Equivalent Temps Plein)  sur une année.

L’activité de saisonnier en station de ski apporte son lot d’incertitudes liées au climat et aux vagues de skieurs qui déferlent sur la station.  Ces variables rendent délicate la planification du travail et l’équipe de la SAEM a déjà connu une expérience contrastée dans l’utilisation d’un logiciel de gestion des temps. Autant dire que les équipes d’encadrement appréhendaient l’arrivée d’un nouvel environnement informatique.

En jeu

-         La planification anticipée des salariés

-         Le badgeage

-         La création d’une interface vers un logiciel de paie

-         L’adhésion des planificatrices au projet

Les 3 contraintes identifiées

La SAEM Sports et Tourisme de Châtel, dont l’activité bat son plein en saisons d’hiver et d’été,  doit constamment gérer des fluctuations de population. Beaucoup de salariés terminent leur contrat en fin de saison, les planificatrices doivent gérer la récupération des heures supplémentaires pour éviter un solde trop élevé au moment de leur départ. Il fallait donc trouver un outil capable d’anticiper ces heures dès le début du contrat sur l’ensemble de la saison.

- La première difficulté était liée au fait qu’il fallait planifier des salariés «fictifs» puisque la SAEM de Châtel doit faire ses plannings prévisionnels avant la saison et donc avant la signature des nouveaux contrats.

- La seconde difficulté était liée au fait que certains types de populations dépendent des conditions climatiques, (les dameurs par exemple), pour lesquels il est impossible de connaître à l’avance le nombre d’heures exactes qu’ils devront effectuer. L’outil recherché devrait être capable de planifier ces populations sur une moyenne d’heures estimée par les planificatrices, toujours en vue de prévoir les récupérations d’heures.

- La dernière obligation et difficulté de ce projet était l’adhésion complète des planificatrices, très sceptiques envers les logiciels de gestion du temps suite à une première expérience malheureuse. L’outil mis en place par le passé était très sommaire et inadapté aux besoins des utilisatrices. AgileTime est «intuitif, simple d’utilisation, pratique et surtout fiable» ce qui a permis de  fédérer tout le monde autour du projet.

Agiletime, la solution proposée par Equitime a convaincu la SAEM sur plusieurs critères :

-          la couverture complète des besoins en planification  et gestion du temps

-          les interfaces utilisateurs simples et ergonomiques

-          l’export efficace vers excel des données, intégrant les compteurs et les calculs des éléments variables de paye,

-          le traitement des données de façon avancée, (tableaux de bord)

C’est l’alliance d’un outil redoutable d’efficacité et d’un consultant expert de l’installation des progiciels de gestion des temps chez Equitime , Sébastien Cellier, à l’écoute des équipes qui expliquent en partie le succès du projet..

Un projet mené en trois étapes

Le choix final s’est fait durant l’été 2008 et Sébastien Cellier, consultant senior d’EquiTime, est venu présenter les outils aux planificatrices en septembre 2008.

Cette présentation avait été demandée par Madame Servoz, responsable des ressources humaines de la SAEM, afin de désamorcer les craintes des utilisatrices. «Sébastien est quelqu’un d’expérimenté, il a su gagner la confiance des utilisatrices et a pu, en discutant avec chacune d’elles, comprendre le fonctionnement des remontées mécaniques et de chaque service pour faire un état des lieux complet» précise Delphine Servoz.

La mise en place sur les services pilotes a eu lieu en décembre 2008. Cette phase de test s’est déroulée durant toute la saison d’hiver, un bilan a suivi et a permis d’entériner la mise en production pour la saison d’été, (juin 2009).

Bénéfices et retour sur investissement

Deux ans après le lancement de la solution, La SAEM bénéficie d’un très bon recul sur son utilisation.

-          L’anticipation des heures réduit les coûts puisqu’elles sont récupérées et non payées en fin de contrat

-          Réel gain de temps de travail pour les planificatrices

-          Gestion simplifiée de la masse salariale

-          Production de rapports grâce aux tableaux de bords et à l’analyse qui en découle

-          Automatisation de l’interface avec le logiciel de paye, ce qui évite les erreurs de saisie et permet un réel gain de temps

Le retour sur investissement quant à lui s’est fait sur plusieurs plans.

-          Une bien meilleure anticipation :

  • moins d’heures supplémentaires en fin de contrat
  • impératifs légaux mieux respectés, (temps de repos, durée de travail, etc.), grâce aux alertes
  • masse salariale mieux gérée, meilleure répartition en fonction des besoins

-          Gain de temps de travail :

  • planification plus rapide
  • pas de perte de temps en vérifications car le logiciel est fiable
  • interface paye automatisée avec des requêtes de vérification

-          L’analyse qui ne peut pas se quantifier mais qui est indispensable à une gestion des ressources humaines

Selon Sébastien CELLIER, expert consultant chez EquiTime, « ce fut un projet très intéressant de par sa mise en œuvre rapide, (démarrage en septembre 2009 avec une mise en production en novembre de la même année). La particularité de ce client est d’avoir une forte population de saisonniers (le nombre de salariés est multiplié par 6 en pleine saison).

L’étude et le paramétrage du réglementaire ont été très enrichissants pour moi car certaines règles sont particulières aux sociétés de loisirs saisonniers, comme le calcul de la loi TEPA, les différentes règles de chômage partiel et d’intempérie, les dates de début et de fin de saison incertaines (car elles sont dépendantes de l’enneigement). Il a donc fallu créer des compteurs de simulation permettant le calcul des heures restant dues dans ces conditions afin d’aider les planificateurs à ajuster au mieux leurs plannings. J’ai rencontré au sein de cette station des planificatrices passionnées par leur métier qu’elles m’ont fait découvrir. Pour chacune, l’outil a pu répondre à leur problématique. Je tiens à remercier Delphine Servoz, Responsable Ressources Humaines avec laquelle j’ai travaillé à la réussite de ce projet.

Selon Delphine Servoz, Responsable Ressources Humaines de la SAEM «La solution a répondu parfaitement à nos attentes. Nous évoluerons certainement vers une analyse plus pointue des données socio-économiques.»